Zwrot kosztów podróży prezesa spółki

 

Zgodnie z art. 201 i kolejnych Kodeksu spółek handlowych, spółkę z o.o. reprezentuje i prowadzi jej sprawy ustanowiony w tej spółce zarząd. Prawo i zarazem obowiązek powołanego członka zarządu do prowadzenia spraw spółki i do jej reprezentowania dotyczy wszystkich czynności sądowych i pozasądowych spółki (art. 204 § 1 K.s.h.). Zarząd spółki z o.o. jest zatem organem wykonawczym takiej spółki, a jego kompetencje nie mogą być przekazane innemu organowi spółki. Zarząd może być jednoosobowy lub wieloosobowy, przy czym nie ma znaczenia czy członek zarządu powołany jest z grona wspólników, czy też spośród osób trzecich (art. 201 § 3 K.s.h.). W każdym przypadku gdy akt notarialny założenia spółki nie stanowi inaczej, członkowie zarządu są powoływani i odwoływani uchwałą wspólników. Już w chwili podjęcia uchwały o wyborze członka zarządu powstaje między członkiem zarządu a spółką stosunek wewnętrzny o charakterze organizacyjnym.

Pełnienie funkcji członka zarządu spółki z o.o. powołanego w wyniku uchwały i związany z tym zakres podejmowanych przez niego czynności w praktyce uzależniony jest od przedmiotu i zakresu działalności prowadzonej przez tę spółkę. Jeżeli zatem przedmiot działalności spółki wymaga odbywania przez osoby ją reprezentujące (tj.: zarząd) podróży, wydatki takie należy zaliczyć do koszty funkcjonowania tej spółki, a nie jako wydatki poniesione na rzecz członków zarządu, ponieważ nie stanowią one żadnego przysposobienia majątkowego powołanych członków ale służą prowadzeniu działalności spółki i możliwości dzięki temu uzyskania przez nią przychodów.
Jednocześnie, jak wynika z treści art. 15 ust. 1 updop, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 updop. Więc zgodnie z treść tego przepisu oznacza, że dla zakwalifikowania konkretnych kosztów do podatkowych kosztów uzyskania przychodu (kup) istotne znaczenie ma cel, w jakim koszt ten został poniesiony. Dany wydatek podlega uznaniu za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem, a możliwością powstania przychodu istnieje związek przyczynowo-skutkowy.

Orzecznictwo oraz doktryna mówi o konieczność rozpatrywania indywidualnie każdego przypadku w zakresie istnienia związku ponoszonych kosztów z prowadzoną działalnością służącą osiąganiu przychodów. Jeśli w wyniku takiej oceny, koszt taki, który poniósł podatnik jest celowy i uzasadniony z punktu widzenia przedsiębiorstwa może być uznany za koszt podatkowy nawet jeśli nie przyczyni się bezpośrednio do uzyskania przychodów tejże działalności gospodarczej.

Reasumując, spokojnie można zwrócić koszty podróży (kosztów noclegów, przelotu, lokalnych przejazdów, itd.) powołanemu przez zgromadzenie wspólników członkowi zarządu nie będącemu pracownikiem na umowę o pracę czy w innym stosunku cywilno-prawnym ze spółką. Należy tylko pamiętać o zachowaniu związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy ponoszonymi przez spółkę wydatkami a osiąganymi przychodami.
Jednakże warto pamiętać aby wszelkie regulację dotyczące powołanych członków zarządu prowadzonej działalności gospodarczej były ujęte w umowie spółki czy statucie lub w konkretnych uchwałach.


Comments are closed.

© 2013-2014 ReduTax Sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone.
  • Facebook
  • Twitter