Stretegie optymalizacji kosztów w kontekście kryzysu gospodarczego

 

Od dłuższego czasu na arenie gospodarki światowej,  a w tym głównie europejskiej można zauważyć ogromny kryzys gospodarczy. Do tej pory o Polsce mówiło się jak  o jasnym punkcie na mapie gospodarczej Europy. Nasz kraj jest odporny na sygnały i bodźce z zewnątrz.  Polska gospodarka mocno opiera się kryzysowi , jaki nęka od dłuższego czasu całą Europę. Jednak ekonomiści ostrzegają, że w roku 2013 i nasza gospodarka nie pozostanie nie wzruszona. Przewiduje się, że PKP spadnie o połowę i zacznie rosnąć dopiero pod koniec 2013r. Wielu ekonomistów twierdzi, że do Polski nadciągają  chude czasy.  W całym tym chaosie informacyjnym Polscy przedsiębiorcy próbują znaleźć złotą odpowiedź na to jak będzie naprawdę. Czy oby na pewno powinni przygotowywać się do nadchodzącego kryzysu. Czy takim działaniem nie doprowadzą do przewagi konkurencji. Wielu przedsiębiorców waha się co do wyboru dobrej ścieżki postępowania w tej sytuacji. Wielu z nich rozpoczęło przygotowania. W wielu firmach ma ono przełożenie wprost na koszty związane z zatrudnianiem pracowników.  W tym miejscu można przywołać wiele teorii. Jedna z nich głosi, że jeżeli firma drastycznie tnie koszty stałe oznacza to, że przygotowuje strategie przeczekania chudych czasów. I właśnie ta myśl zachęca do przyjrzenia się w jaki sposób Polskie przedsiębiorstwa przygotowują się na falę nadchodzącego kryzysu, szczególnie w kontekście kosztów osobowych.

W kontekście kosztów osobowych w fazie nadchodzącego kryzysu można zauważyć kilka podstawowych strategii działania:

– nie robić nic;

– wykorzystywać kryzys;

– odpowiadać na efekty działania rynku;

– odpowiedzialnie redukować koszty zatrudnienia;

– redukować koszty poboczne zatrudnienia;

– mało odpowiedzialne, chaotycznie ciąć koszty.

Odnosząc się do strategii „nie robić nic”. Polska jest nadal krajem, w którym otwarty rynek jest dość  młodym zjawiskiem ekonomicznym. Wielu przedsiębiorców w Polsce próbuje sobie radzić z dnia na dzień z rzeczywistością. W przypadku, gdy ona się diametralnie zmieni ich sposób radzenia sobie z nią również będzie się musiał mocno zmienić. Najczęściej jest to grupa przedsiębiorców, którzy prowadzą małe firmy zatrudniające do 10 pracowników. Można tam zauważyć zjawisko ogromnej zależności od rynku zewnętrznego, szczególnie w kontekście płynności finansowej. Właśnie w tych firmach najczęściej występują opóźnienia z wypłacaniem wynagrodzeń. Dodatkowo w tego typu przedsiębiorstwach nie inwestuje się w pracowników. Nie proponuje się im szkoleń oraz opieki medycznej lub dodatkowych benefitów. Można zatem zaryzykować stwierdzenie, że strategia „nie robić nic” wynika z faktu, że w kontekście cięcia kosztów osobowych nie wiele da się zrobić. W tej grupie firm znajdują się przedsiębiorstwa, które zmieniają systemy wynagrodzeń na wynagrodzenie podstawowe oraz prowizje. Wynagrodzenie podstawowe zwykle jest proponowane na poziomie minimum socjalnego gwarantowanego przez Państwo. Prowizja jest wypłacana tylko wtedy, kiedy realnie przedsiębiorstwo ma przychód. Taka strategia działania mocno pomaga zachować płynności finansową oraz motywuje pracowników do realnego sprzedawania produktów lub usług swojego pracodawcy.

Zwracają swoją uwagę na strategię „wykorzystywania kryzysu” należy zwrócić szczególną uwagę na słowa Michała Talagi, Trenera, Spec. IT, który twierdzi, że  „Są firmy, które wiedza, ze jest kryzys i to wykorzystują – wszak ubywa konkurencji”. Nie da się ukryć – media codziennie nas informują o nadchodzącym kryzysie. Można zatem założyć, że każdy przedsiębiorca wie o tym, że kryzys jest lub za chwilę będzie. Dotyka on różnych firm i różnych branż w różnym czasie i z różnym nasileniem. Jednak są firmy, które dotychczas były zarządzane w sposób mądry, ekonomiczny i przemyślany. Takie firmy nie muszą przygotowywać się na nadchodzącą falę kryzysu. One mogą się obecnie skupić na wykorzystywaniu rynku. Wiele firm okraja swoją działalność nastawiając się na strategię przetrwania. W najbliższym czasie sugerując się zdaniem ekonomistów wiele firm zniknie z rynku. Firmy, nastawiające się na wykorzystywanie fali kryzysu , zatrudniają obecnie pracowników, przejmują najlepszych z konkurencji. Robią to, ponieważ zajmują każdą możliwą niezagospodarowaną grupę klientów. Doskonale zdają sobie sprawę, w której z konkurencyjnych spółek nie dzieje się już tak dobrze. Starają się przejąć klientów firm konkurencyjnych. Pracownicy tych firm często nie odczuwają kryzysu. Pracodawcom w takich firmach zależy na tym, aby zachować poziom motywacji pracowników. W trakcie kryzysu firmy takie będą najlepszych „kąskiem” dla szukających pracy. Oznacza to, że staną się firmami elitarnymi, które mogą zatrudniać i zatrudniają tylko wybitnych pracowników w swoich dziedzinach. Ta grupa przedsiębiorców prawdopodobnie stanie się grupą do której poziomu będą dążyli inni przedsiębiorcy po ustaniu fali kryzysu.

Idąc dalej do strategii odpowiadania na efekty działania rynku. Katarzyna Kozyra, Spec. HR, Trener stwierdziła że firmy „patrząc na mniejsze przychody redukują koszty,  w tym personalne ale są one w odpowiedzi na sytuacje,  a nie jako przygotowanie na przyszłość”.  W zachowaniu tym widać ponownie niedojrzałość Polskich przedsiębiorstw.  Wiele z nich działa na zasadzie akcja – reakcja. Jednak brak w tym realnego przewidywania. Być może część z nich dzięki przewidywaniu mogłabym uniknąć poniesienia części kosztów związanych z rekrutacją oraz szkoleniami nowych pracowników. Obecnie koszty te zostały już poniesione, a przed przedsiębiorstwem  kolejne koszty do poniesienia. Cięcie kosztów, szczególnie osobowych zwykle związane jest z poniesieniem dodatkowych nakładów tj. odprawy, wynagrodzenia urlopowe. W skali całej firmy mogą to być naprawdę wysokie koszty sięgające nawet 20% łącznych kosztów wynagrodzeń. Być może sugerując się doświadczeniem tego typu organizacji warto jednak przewidywać zachowaniu rynku.

Kolejną strategią jest odpowiedzialne podejście do cięcia kosztów. Należało by się zastanowić, dlaczego do tej pory koszty nie były ponoszone odpowiedzialnie. Gdyby tak się działo ta grupa  przedsiębiorców znalazła by się w grupie wykorzystującej nadchodzący kryzys. Mimo wszystko jest to grupa przedsiębiorców świadomych. Redukcja kosztów w tych przedsiębiorstwach odbywa się bardzo odpowiedzialnie z dużą dozą ostrożności. Redukcja ta polega na dokładnym, ponownym przejrzeniu procesów w firmie, znalezieniu uproszczeń. Dopiero w  wypadku znalezienia uproszczeń gwarantujących tą samą jakość usług lub produktów zostaje na nowo ułożony podział obowiązków. W niektórych przypadkach związane jest to redukcją zatrudnienia. W innym natomiast z podniesieniem jakości usług lub produktów lub odciążeniu jednego z pracowników, co powoduje okrojenie kosztu nadgodzin. Na tym etapie pracodawcy zastanawiają się również na outsourcingiem. Dotychczas wiele rzeczy było zlecane podmiotom zewnętrznym, aby nie utrzymywać wysokich stanów zatrudnienia w firmie. Obecnie przeglądane są również ceny, jakość i częstotliwość tych usług. Zdarza się, że pracownicy firmy przejmują część obowiązków np. firm sprzątających, co powoduje do zmniejszenia częstotliwości  wizyt w przedsiębiorstwie przez firmę sprzątającą. Pracodawcy bardzo uważnie przyglądają się kosztom szkoleń pracowników, szczególnie tych obowiązkowych. Część z nich stara się rekrutować pracowników z rynku, w których nie będą musieli inwestować tak dużej sumy pieniędzy na start. Dotyczy to wszelkiego rodzaju uprawnień, certyfikatów np. pozwolenia na jeżdżenie wózkiem widłowym, specjalistycznych szkoleń BHP. Zdarza się również, że z częścią pracowników podpisywane są inne umowy. Przez inne najczęściej rozumiane są umowy cywilno prawne. Dotyczy to w szczególności pracowników, którzy do tej pory byli pracownikami etatowymi jednak wykonywali prace, które były nieregularne. Najczęściej dotyczy to grafików komputerowych lub PR-owców w firmach.  Przedsiębiorcy należący do tej grupy pracodawców, świadomi nadchodzącego kryzysu , redukują koszty. Jednak działaniom tym daleko jest do cięcia kosztów. Proces ten raczej jest najbliższy procesowi optymalizacji kosztów zatrudnienia.

Następną wartą uwagi jest strategia cięcia kosztów pobocznych zatrudnienia. Wiele firm do tej pory dość rozsądnie zarządzało kosztem osobowym w firmie. Jednak nie wielką wagę przywiązywało się do kosztów dodatkowych wprost związanych z kosztem osobowym. Są to koszty telefonów, samochodów, delegacji, szkoleń. Kinga Bujalska – Trenerka, Spec. HR zapytana o to jak jej zdaniem Polskie Firmy przygotowują się na nadciągający kryzys odpowiedziała: „Szukają oszczędności na wielu płaszczyznach: np.

– podróże służbowe są często zastępowane przez spotkania on-line i telekonferencje;

– nie organizują dużych imprez integracyjnych, pracownicy nie dostają różnych profitów na święta, itp.;

– są obniżki pensji, limity na paliwo, telefony służbowe”. Faktycznie ta, wypowiedź oddaje sedno tej strategii postępowania. Firmy nie chcąc zwalniać personelu uciekają się do obcinania, limitowania innych kosztów związanych wprost z kosztem osobowym. W niektórych firmach koszt delegacji służbowych to nawet 10% całościowych wydatków na wynagrodzenia. Dla przykładu przy łącznym koszcie wynagrodzeń na poziomie 500 000zł miesięcznie koszt delegacji to 50 000zł. Wprost widać, że nawet dla średniego dobrze prosperującego przedsiębiorstwa są to znaczne kwoty gotówki. Kwoty te dotychczas nie podlegały większej kontroli. Obecnie pracodawcy starają się je zmniejszyć poprzez zastępowanie delegacji innymi formami kontaktu. W niektórych firmach zrezygnowano także z delegacji samolotowych na rzecz kolei lub samochodów. Wiąże się to często z dużym wysiłkiem czasowym pracownika, jednak znacznie obniża koszty delegacji. Dotychczas wiele pracowników miało telefony służbowe bez limitów połączeń. W firmach usługowych, gdzie podstawowym narzędziem pracy  jest telefon, koszty połączeń telefonicznych to nawet 25% łącznych kosztów zatrudnienia. W momencie wprowadzenia limitów rozmów do poziomu maksymalnego wystarczającego na pełną i profesjonalną obsługę klienta koszty połączeń telefonicznych spadły nawet o 5-8%. W niektórych firmach zrezygnowano również z prezentów/bonów świątecznych. W części z nich mocno ograniczono ich wartość. Obserwując rynek firm specjalizujących się w organizowaniu imprez integracyjnych można wyraźnie zauważyć spadek zainteresowania organizacją takich imprez. Jest to kolejny aspekt redukcji kosztów związanych wprost z kosztem osobowym. Przykłady te są dowodem na to, że Polscy przedsiębiorcy chcą mieć realną kontrolę nad wydawanymi pieniędzmi.

I ostatnią strategią jest chaotyczne szukanie oszczędności. Nina Olszewska – przedsiębiorca zapytana, czy jej zdaniem kryzys przełoży się na wzrost bezrobocie odpowiedziała, że „Tak, bo niezależnie jak będzie (czy będzie kryzys czy nie, czy mniejszy czy większy), to sama taka informacja sprawia, że wielu przedsiębiorców zwalnia ludzi tnąc koszty.” Jest to najlepsza odpowiedź na to, czym w Polskich przedsiębiorstwach jest panika. Można zauważyć,  że w niektórych firmach poziom zwolnień w ciągu ostatniego roku mocno wzrósł. Najczęściej jest to mocno skorelowane nie tylko z współczynnikiem odejść, ale i z  współczynnikiem rotacji. Wynika to z maksymalnego dociążania obecnych pracowników obowiązkami odchodzącego lub zwalnianego. Prowadzi to do demotywacji  i spadku jakości wykonywanej pracy. To w ostatecznym rozrachunku  wpływa na  świadczone przez firmę usługi lub sprzedawane produkty. W tym miejscu należałoby zadać sobie pytanie czy oby na pewno strategia szukania jakichkolwiek nie przemyślanych oszczędności jest w jakimkolwiek przypadku dobra i wartościowa. Robienie czynności w akcie paniki zwykle prowadzi do jakiejś tragedii. Ta sama zasada dotyczy przedsiębiorców, którzy robią jakieś ruchy, szczególnie na tak wrażliwym gruncie jak pracownicy.

 

 

Faktem jest, że w Europie mamy do czynienia z kryzysem. Polska do tej pory była ostoją spokoju gospodarczego. Wszystko wskazuje na to, że rok 2013 nie będzie już taki spokojny. W czasach dobrej koniunktury świadomi przedsiębiorcy korzystają z wyspecjalizowanych działów HR. W dobie kryzysu powinni korzystać z nich jeszcze mocniej. Gwarantuje to ciągle usprawnianie procesów, ponoszenie niezbędnych kosztów, prowadzi to do jasnych zasad funkcjonujących w firmie. Takie zachowania nawet w dobie kryzysu doprowadzają do sytuacji, w której firma jest stabilna. W dobie naciągających chudych lat pracodawcy, właściciele firm doskonale wiedzą co mają w środku, jakich pracowników, jakie kwalifikacje, jakie procesy. W każdej chwili mogą podjąć decyzję o redukcji niektórych kosztów, ponieważ wiedzą jakie przyniesie to skutki.  W tym miejscu można postawić tezę, że działy HR są niezbędne do tego, aby w sposób świadomy optymalizować koszty zatrudnienia zarówno podczas recesji gospodarczej jak i wysokiej koniunktury.


Comments are closed.

© 2013-2014 ReduTax Sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone.
  • Facebook
  • Twitter